Секреты проведения эффективных встреч с персоналом
Следующая статистика типичных встреч персонала была собрана из обзора проводимого GroupSystems:
Типичная встреча персонала длится 50 минут.
- 16% времени пропадает впустую;
- 59% людей не посещают встречи4
- 68% сказали, что пользы от встречи почти никакой или вообще нет.
Что вы можете с этим сделать?
- Опережение графика. Если это не критическое положение, составьте график заранее на одну две недели. Включите время начала, время остановки и темы. Подготовьте повестку дня и придерживайтесь её.
- Должна быть тема. Сконцентрируйтесь на одной-трёх темах, но не больше.
На повестке дня выделите десять минут для открытого обсуждения и подведению итогов в конце встречи.
- Начинайте вовремя, даже если кто-то не присутствует. Выразите уважение людям, которые пунктуальны и начинайте незамедлительно. Тот, кто придёт позже, может узнать обо всём, после того как встреча закончится. Не беспокойте добросовестных людей, которые приходят вовремя.
- Утвердите ведущего встречи. Поручите одному человеку вести встречу по намеченному курсу и времени.
-Если возможно, распланируйте встречу с персоналом максимум на 20 минут. Уделите 10 минут обсуждению повестки дня и 10 минут подведению итогов. Сочтите это за успех, если вы закончите меньше, чем через 20 минут, но позвольте превысить лимитированное время для полноценной беседы и уделите дополнительное время на подведение итогов в конце встречи.
- Примите во внимание примечания встреч; включите деловые вопросы и владельцев или ответственного человека для каждого делового вопроса с соответствующей датой. Следите за деловыми вопросами и отсылайте обновления перед следующей встречей штата.
Это работает?
- Встречи штата не должны быть бременем для ведущего или участников. Они призваны стать возможностью для важной связи. Далее следует три творческих упражнения для оценки эффективности встреч вашего штата.
- Проводите встречи стоя: никому не позволено сесть до завершения встречи. Можете ли вы сделать это? Проходит ли встреча быстрее или в обычном темпе?
Каждый – писатель: в начале встречи проведите инструктаж, что каждый человек будет ответственен за документацию каждого комментария, слово в слово, и распределите между другими участниками. Как это воздействует на комментарии? Всё ли разъяснено лаконично, чтобы напечатать это? Действительно ли комментарии ценно распределены в зарегистрированной форме? Встречаются ли комментарии, записанные на встречи, которые могли бы смутить или не соответствовать в печати?
Обзор одной недели: отправьте быстрый обзор спустя одну неделю после встречи персонала с тремя вопросами:
1) Какова была главная тема на встрече?
2) Какое это имеет отношение к вашим обязанностям?
3) Назовите наиболее важную тему, которую мы не обсудили?